FERRAMENTAS DO PLANEJAMENTO

CONSTRUINDO UM MASTER PLAN ATRAVÉS DO DIAGRAMA DE ÁRVORE


 
Getulio A Ferreira

CEBICT


 
No exercício da atividade do planejamento de ações e projetos uma grande necessidade é possibilitar um bom controle e acompanhamento do conjunto do plano. Tanto a questão da visualização (gestão a vista) como também no agrupamento de todos os projetos correlacionados com as diretrizes e ou eixos estratégicos, é fundamental que o gestor tenha em mãos uma ferramenta de cobrança das metas e objetivos – quantidade, custo e prazo, que são vitais para o sucesso do empreendimento como um todo.


Metas claras e bem definidas

A gestão eficaz de empreendimentos e ou melhorias de processos depende de vários fatores, onde destacamos:

1. Liderança baseada em coordenação dos talentos humanos,
   
2. Clareza de propósitos
   
3. Recursos apropriados e ou assegurados
   
4. Disciplina tática na condução das reuniões de desempenho e verificação dos itens chaves.
   
5. Metas de Qualidade, quantidade, custo e prazo bem definidas
   
6. Existência de uma ferramenta nos moldes do Diagrama de Arvore, projetos 5W1H apropriados ao sistema de controle gerencial
   
7. Possibilidade de migração do sistema de controle para um software do tipo Microsoft Project ou similar
   
8. Cobranças sistemáticas e determinação de ações que possam manter os prazos e ou agir na recuperação de atrasos ou qualquer outro indicador que esteja fora do programado,
   

Enfim, gerir algo é antes de mais nada ter um plano a ser seguido e dar conta dos objetivos traçados, sempre observando a manutenção da qualidade requerida e minimizando os custos, ou seja, trata-se de uma engenharia de gestão.


Os instrumentos

Geralmente as ferramentas ou instrumentos de trabalho são utilizadas a partir do estabelecimento dos objetivos principais, levantamento de dados via check list , auditorias, visitas técnicas, coleta de informações, etc. Sem informações as ferramentas não cumprem o seu objetivo, pois este é o de sistematizar para gerenciar com eficácia. O Diagrama de árvore é uma destas boas ferramentas que podemos incluir no P do PDCA para a obtenção de bons resultados de planejamento,controle e acompanhamento, e ao mesmo tempo delegar as tarefas e projetos para as equipes de execução.


Gerenciamento via Diagrama de Árvore

O uso do diagrama de árvore é parecido com o do crongrama de gantt, ou seja, se dá prioridade as etapas detalhadas dos prazos como item mandatório na execução do plano. No caso do Diagrama de Arvore outros elementos úteis são incluídos observando-se a inclusão do Método 5W2H como elemento verificador da consistência do projeto.

Pode-se observar na figura acima a estrutura de um modelo de Diagrama de Árvore de fácil construção e execução.


Controle e Acompanhamento

De nada adiantará uma boa ferramenta de planejamento se não há disciplina e esforço gerencial na atividade de controle e acompanhamento, portanto, o sucesso do objetivo principal dependerá desta ação gerencial.