Manutenção do Programa "5S"
Existem alguns fatores, assim como em todos os programas de qualidade ou programas gerenciais, que dificultam a manutenção do programa 5S a longo prazo. A falta de comprometimento e empenho pessoal da alta administração é o principal deles e resulta, na maioria das vezes, em: falta de recursos humanos e financeiros destinados ao Programa 5S; na escolha de um responsável pela organização do programa que, ou não apresenta perfil adequado à atividade, ou está sobrecarregado por outras ocupações e que acabará deixando as atividades do 5S "para depois". Um outro fator a ser considerado é quando o foco do programa está somente na motivação das pessoas. A idéia de que a continuidade dos três primeiros "esses" depende somente da motivação e da conscientização (treinamento) das pessoas é falsa, pois elas são apenas um dos suportes da manutenção do programa.
A continuidade (rotinização) do Programa implica no estabelecimento de regras, ou seja, na normalização dos procedimentos para a execução do descarte, da arrumação e da limpeza, de forma que o funcionário não deixe de executar os três "esses" ao priorizar outros trabalhos. Portanto, incorporar as atividades do Programa 5S na rotina dos funcionários através de treinamento adequado e da criação de procedimentos de execução de cada um dos "esses", e implantar um sistema de auditoria e avaliação, são ações que, por diminuírem a resistência dos funcionários, favorecem a continuidade do Programa.
O PROGRAMA "5S" no DIA-A-DIA
A Disciplina é o "esse" que trata da incorporação, pelos funcionários e pela empresa, dos conceitos do Programa. A normalização de atividades e a implementação do gerenciamento visual são importantes ferramentas dessa etapa do trabalho. Assim como todo programa de qualidade, o Programa 5S precisa estar sustentado por um sistema formal de garantia da qualidade, e de normas claras para que os funcionários saibam qual é a sua responsabilidade e o que deve ser feito por eles. Assim, ao se estabelecer os critérios para a execução do Descarte, da Arrumação e da Limpeza, é preciso que sejam levados em consideração alguns aspectos básicos:
•Explicitar, detalhadamente, como as atividades devem ser feitas. Como exemplos, podemos citar: os procedimentos para o descarte de documentos e de outros materiais, podendo inclusive incluir critérios da coleta seletiva de lixo; a padronização para organização dos arquivos; a padronização visual das placas informativas e dos ambientes de trabalho; a elaboração de cronograma de manutenção de bens móveis e imóveis.
•Definir os responsáveis pela execução das atividades. Devemos deixar claro para os funcionários exatamente quais atividades e áreas são de sua responsabilidade. Quando isso não é feito, ou seja, quando a responsabilidade por determinada tarefa é de "todos" ela acaba não sendo de ninguém. O Programa 5S é um trabalho a ser feito a longo prazo que pretende através da reeducação, introduzir uma mudança cultural nas empresas, portanto, só depois de acontecer essa mudança é que se poderá pensar em responsabilidade coletiva.
•Estabelecer quando as atividades devem ser executadas.
É muito importante que sejam definidas as normas (padronização dos procedimentos) e os horários (diários, com duração de 5 a 10 minutos) para a execução das atividades de descarte, arrumação e limpeza. Desta forma as atividades não serão executadas apenas nas "horas de folga" dos funcionários e nem estarão sujeitas a critérios individuais, mas serão feitas por todos diariamente, passando, então, a fazer parte da rotina da instituição.
GERENCIAMENTO VISUAL
O gerenciamento visual é uma técnica que ajuda a detectar rapidamente os problemas e as anormalidades existentes nos ambientes e a organizar os ambientes e a sinalizar quando alguma coisa está errada. As formas para implantá-lo devem ser simples e de fácil compreensão pelos funcionários.
Podemos citar, como exemplos de gerenciamento visual: faixas de delimitação de área de trabalho e corredores, padronização de pastas e materiais e marcas de posição em quadros de ferramentas.
AUDITORIA DO PROGRAMA "5S"
Já dissemos que, com o tempo, existe a tendência de os funcionários priorizarem outras atividades, relegando a segundo plano as tarefas pertinentes ao programa 5S, fazendo com que o ambiente retorne à desordem anterior. Para que isso não ocorra é importante que seja implantado um sistema de auditoria e avaliação periódicas que possam indicar o estado da organização da empresa, as ações corretivas que deverão ser adotadas para aperfeiçoar o Programa e manter a ordem das coisas, as áreas críticas que deverão ser melhor acompanhadas e, a partir da divulgação dos seus resultados, crie um clima que incentive os funcionários a melhorar constantemente o seu ambiente de trabalho.
As auditorias precisam ter uma freqüência tal que não prejudique nem o trabalho "normal" dos auditores, nem o acompanhamento do Programa. Auditorias mensais têm se mostrado suficientes para o controle do Programa.O auditor do Programa 5S deve ter sua auditoria acompanhada por duas testemunhas - um representante do setor a ser auditado e por um membro do Comitê 5S - que não devem interferir nos trabalhos de responsabilidade específicas do auditor como, por exemplo, no preenchimento do questionário, na anotação das não conformidades e na avaliação dos resultados.
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