MANUTENÇÃO DO PROJETO 5S - CONCLUSÃO

 

"CHECK LIST"

Das providências a serem adotadas durante a preparação das auditorias, chamamos a atenção para duas consideradas muito importantes para que as informações geradas pelas auditorias possam ser utilizadas como instrumento de aperfeiçoamento do programa: a elaboração do check list e o treinamento dos auditores.

O check list é um questionário de avaliação, de perguntas objetivas, ou seja, com questões que permitam respostas do tipo "sim" ou "não", para não deixarem dúvidas ou permitirem interpretações pessoais e, para cada elemento a ser analisado, deverá ser elaborado um check list específico.

Também é importante que seja elaborado o manual de preenchimento desses questionários, de modo a facilitar o trabalho dos auditores durante a realização das auditorias.

TREINAMENTO DOS AUDITORES INTERNOS

Os "auditores internos" são funcionários da própria empresa, capacitados para desenvolver suas atividades de rotina e não atividades de auditoria. Desta forma, o treinamento desses "auditores internos" é uma ação importante para o sucesso das auditorias e nele devem ser abordadas, além das questões relativas à formação específica para as auditorias, também os objetivos que o Comitê 5S pretende alcançar com as auditorias, a importância da uniformidade nos trabalhos dos auditores, a questão ética do comportamento do auditor, o correto preenchimento dos questionários e a correta avaliação dos resultados.

Um bom recurso para ser usado durante o treinamento que irá facilitar o aprendizado dos novos auditores é a realização de uma auditoria piloto, onde as dúvidas possam ser sanadas.

RESULTADO DA AUDITORIA

Os resultados da auditoria devem ser transformados em notas finais de 0 a 5 (ou de 0 a 100%) para cada setor e também para a empresa no geral e apresentados em gráficos para que se possa comparar os resultados entre os setores e para o acompanhamento da evolução do processo.

Também devem ser elaborados relatórios específicos para cada área auditada que serão analisados pelo Comitê e pelo Representante do setor auditado. As não conformidades serão discutidas, posteriormente, pelo Comitê 5S, que então definirá as ações corretivas que deverão ser adotadas.

MOTIVANDO PARA A CONTINUIDADE DO PROGRAMA "5S"

A motivação para que o Programa 5S tenha continuidade deve ser uma preocupação constante do Comitê e da administração da instituição, pois as auditorias, com o tempo, passam a ser rotina e não motivam mais os funcionários.

Uma estratégia é se promover uma competição entre os setores premiando os vencedores. A presença da alta administração nas premiações, durante as auditorias e nas reuniões de divulgação dos resultados da auditoria denota o interesse que a empresa tem pelo Programa.

Um outro fator de motivação é a realização periódica de palestras de reforço dos conceitos 5S, para que o Programa permaneça na mente dos funcionários.

CONCLUSÃO

O fundamento principal do Programa 5S é o comprometimento e envolvimento pessoal da alta administração da instituição, é sobre o qual se assenta todo o programa. Portanto, não adianta se trabalhar a implantação, a motivação, o controle e o gerenciamento de Programa, pois a falta de comprometimento da alta administração causará, no futuro, o fracasso do programa.

Texto elaborado com base na matéria de Gérson Tontini - "O que fazer para ter os 5S funcionando" publicada na revista BQ - Qualidade julho/98 - págs. 79 a 87. Ele é parte integrante da apostila Planejando o Dia "D" elaborada por Gilda Maria Azevedo Alves dos Anjos, supervisora técnica do IPEM-SP e multiplicadora do Programa "5S".