GESTÃO DO TEMPO

TEMPO É DINHEIRO???

Regras práticas para a gestão do recurso mais precioso (e não renvável) da sua vida profissional e pessoal.

fonte: Ernesto Artur Berg

Vamos lá:

1. Estabeleça os objetivos com clareza.Tenha estabelecido bem claro para você o que pretende atingir de mais importante em dois ou três meses ou nas próximas semanas. Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe-as sempre bem à vista. Isso fará com que não esqueça de suas metas. Lembre-se: barco sem rumo não chega a porto algum.

2. Faça uma lista diária e priorize as atividades. Relacione diariamente, numa folha de papel ou em sua agenda (pode ser notebook, também), todas as atividades a serem cumpridas nesse dia e estabeleça prioridades começando sempre pelas mais importantes.

3. Delegue.Passe a bola aos seus subordinados, começando pelas rotinas e procedimentos operacionais.Depois, se puder, delegue também atividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoa esteja apta para assumir a tarefa.

4. Saiba tomar decisões.Não existe carteirinha de chefe que o salve de tomar, algumas vezes, decisões erradas. Uma decisão errada é, quase sempre, melhor do que não tomar nenhuma decisão. Mas abusar do erro é pior do que não tomar nenhuma decisão.

5. Saiba dizer NÃO.Não recusar nenhum serviço, por menos volumoso que seja, quando você já está atolado de trabalho até a ponta do nariz, não lhe trará nenhum reconhecimento de outros. Trabalhar muito é uma coisa,mas ser soterrado pelo trabalho é outra bem diferente.

6. Seja breve ao telefone.Ligações telefônicas constantes atrapalham e atrasam o trabalho. Depois das rápidas gentilezas iniciais vá direto ao assunto, seja breve e objetivo, sem entretanto perder a simpatia. Concluído o diálogo, agradeça e encerre o contato.

7. Faça reuniões produtivas.Nada mais fácil do que dinamitar uma reunião. É só introduzir assuntos não agendados, discutir o sexo dos anjos, abordar assuntos irrelevantes e deixar que dois ou três galos de briga monopolizem a reunião e fiquem discutindo entre si. Reuniões eficazes exigem um coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento dos participantes e, ao final,cópia para todos das decisões tomadas na reunião, com os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realização.Entre no site www.quebrandobarreiras.com.br e faça o download gratuito do livro "Como Se Tornar Um Líder", de Cristian H. Godfroy. Você encontrará ali um teste de liderança e muitas "dicas" sobre o assunto.

8. Evite o perfeccionismo."O perfeito é inimigo do ótimo", diz o ditado. A perfeição é desejável, mas raramente necessaria. Isso parece estar acima do nível de compreensão do perfeccionista, o qual acha que tudo – de um simples bocejo à mais avançada astronave – deve ser impecável. Cuidado!

9. Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor. Todos temos um "relógio biológico" que regula nosso fluxo de energia no decorrer das 24 horas do dia. Pesquisas científicas comprovaram que nossa capacidade de raciocínio, criatividade e tônus muscular atingem seu auge entre oito e onze horas da manhã. Esse ritmo diminui quase pela metade no período da tarde e à noite não chega a 20%. Nada melhor então do que remar a favor da maré. Pela manhã, sempre que possível, execute atividades nobres, que exijam clareza de raciocínio, dedique-se a um projeto importante, faça reuniões produtivas (e rápidas), estabeleça contatos essenciais etc.À tarde, de preferência, dedique-se mais a rotinas e trabalhos corriqueiros.

10. Organize-se. Os sintomas da desorganização são: deixar tarefas inacabadas, fazer várias coisas ao mesmo tempo, incapacidade de concentração, adiamentos constantes, não programar suas atividades.

11.Saiba o que fazer com os papéis (vale também para e-mails).Se você coleciona papéis em cima da mesa ou entope as gavetas com eles e sente-se incomodado com isso, tome providencias imediatas para não morrer sufocado pela desorganização.

12. Pratique a relação 80/20. Essa relação vale também para a administração: 80% que de importante você produz num dia vem de 20% de suas atividades; enquanto que 20% da produção de um dia vem de 80% de outros trabalhos. Descubra quais os 20% do seu trabalho diário (isto é, o que é realmente essencial em seu trabalho) que lhe dão 80% de produtividade.

Enfim, gerenciar o tempo é também gerenciar a sua vida, ou seja, quanto mais tempo você perde com as inutilidades e a incompetência, mais vida você estará perdendo. Aproveite a sua vida.